Gestire le Risorse Umane in SAP, con SAP ERP Human Capital Management

Una area importante di SAP ERP è certamente quella delle risorse umane, infatti nella struttura principale del sistema è considerata come applicazione a se’.

Questa applicazione oggi viene chiamata SAP ERP Human Capital Management o HCM (in italiano gestione delle risorse umane), ma forse la conoscete anche come SAP HR: questo è infatti il nome che tale applicativo aveva nel precedente SAP R/3.

Ricordiamo che le tre applicazioni principali di cui si compone SAP ERP sono proprio l’appena menzionato HCM, assieme a quelle di Logistica e Contabilità.

L’applicazione di HCM supporta lo svolgimento di tutte le operazioni legate alla gestione del personale, menzionando le principali queste sono:

• Buste paga
• Amministrazione generale del personale
• Training e formazione
• Selezione e assunzione del personale
• Gestione degli orari di lavoro

In questo post vediamo un po’ nel dettaglio quali sono i moduli che rientrano nella gestione del capitale umano, potete riferirvi alla tabella qui illustrata.

Payrolls (PY) in italiano significa salari, o buste paga. Viene utilizzato per la creazione delle buste paga e dei pagamenti stessi, così come per trasferire questi movimenti nel modulo della gestione finanziaria (FI).

Personnel Administration (PA) è la gestione tout court del personale, il termine significa infatti “amministrazione del personale”. E’ qui che vengono create e gestite le anagrafiche del personale, ovvero di ogni impiegato dell’azienda interno o esterno. Troveremo quindi dati relativi alle informazioni personali, come indirizzi, date di nascita, numeri di contatti; ma anche gli orari di lavoro, la paga base, i dati bancari per i pagamenti e via dicendo.

Personnel Development (PD) significa “sviluppo del personale”. Riguarda la gestione dei piani di carriera del personale, le qualifiche, i ruoli aziendali ma anche l’organizzazione di eventi e formazione. Nella fattispecie la gestione di eventi è un processo interno proprio a questo modulo.

Recruitment (RC) ovvero “ricerca e selezione”. Questo processo è interamente supportato in SAP ERP, e riguarda la selezione ed assunzione del nuovo personale. I dati possono essere inseriti da personale interno, o addirittura dagli stessi candidati alle posizioni, attraverso delle interfacce collegate ai portali internet che utilizzate per candidarvi alle posizioni aziendali.

Organizational Management (OM) o “gestione organizzativa” è il modulo che permette di assegnare ogni impiegato alla corrispondente funzione operativa aziendale, conosciuta anche come job. In particolare è qui che colleghiamo l’anagrafica del modulo PA con la struttura aziendale precedentemente creata nel sistema.

Time Management (PT) è infine il processo che permette di gestire tutte le funzioni legate agli orari di lavoro, presenze, assenze, ferie, viaggi di lavoro e se applicabile la flessibilizzazione dell’orario di lavoro. Anche questo modulo può includere una parte gestibile direttamente dagli impiegati, attraverso l’applicazione di Employee Self-Service, ad esempio per le richieste di ferie e viaggi.

Travel Management (TM) o “gestione dei viaggi” supporta tutti i processi di gestione dei viaggi aziendali. Può comprendere processi piuttosto complessi in quanto include le richieste di viaggio, quindi la loro approvazione; ma anche la registrazione delle spesi di viaggio ed eventuali tasse o conversioni di valuta ad esse legate. Offre quindi un altro punto di contatto tra HCM e la contabilità aziendale (FI).

SAP Human Capital Management ha vari obiettivi:

Automatizzare i processi il più possibile per migliorare l’efficienza dell’impresa. Permettendo ai dipendenti di registrare autonomamente i giorni di ferie, segnare le ore lavorate o di iscriversi a corsi di formazione libera del tempo prezioso per i colleghi del dipartimento di risorse umane. Anche i manager possono vedere autonomamente (senza dover coinvolgere altri colleghi) la situazione nel loro team: ad esempio possono approvare le ore extra lavorate, definire bonus da pagare ai dipendenti, etc..

Gestire il personale, da prima dell’assunzione con SAP E-recruiting alla fase di formazione (SAP Learning Solution) fino alla gestione della carriera nell’impresa (definizione di obiettivi e analisi della performance) e alla creazione di nuovi managers sviluppando sostituti pronti ad occupare le posizioni chiave se necessario.

Assegnare il personale ai progetti, permettendo ai manager di definire quante risorse in termini di personale e di tempo allocare ad ogni progetto.

È infine possibile analizzare in profondità i dati sia per capire la struttura della forza lavoro (con indicatori come età, genere, formazione, etc.) sia per definire dei KPI (Key Performance Indicators”, Indicatori chiave di prestazione) e misurare il loro andamento.

KPI rilevanti potrebbero essere ad esempio la rotazione del personale, percentuale dei costi del personale, assenteismo, produttività, etc.).