SAP PS (Project System): struttura del progetto, WBS e network

Chi lavora con SAP in aziende che gestiscono progetti — che siano commesse di impianto, progetti di investimento, sviluppo prodotto o manutenzione straordinaria — prima o poi incontra il modulo PS (Project System). È il modulo che permette di pianificare, eseguire e controllare un progetto direttamente dentro SAP, collegandolo alla contabilità, agli acquisti e alla produzione.

In questo articolo vediamo come è fatta la struttura di un progetto in SAP PS, partendo dai tre elementi fondamentali: la definizione del progetto, la WBS (Work Breakdown Structure) e il network con le sue attività.

A cosa serve SAP PS

Il punto di partenza è semplice: un’azienda ha un progetto — la costruzione di un impianto, lo sviluppo di una nuova linea prodotto, un investimento in un nuovo capannone — e ha bisogno di pianificare le attività, assegnare le risorse, definire un budget e poi monitorare i costi reali rispetto a quelli pianificati. Il tutto all’interno dello stesso sistema in cui si fanno acquisti (MM), si gestisce la produzione (PP) e si tiene la contabilità (FI/CO).

SAP PS fa esattamente questo. Funziona come un contenitore strutturato che raccoglie tutte le informazioni di progetto — tempi, costi, risorse, materiali — e le collega ai moduli operativi. Quando si crea un ordine d’acquisto per materiale destinato a un progetto, quel costo finisce automaticamente sull’elemento WBS corretto. Quando si registra un’ora di lavoro interna, il sistema la imputa all’attività giusta del network.

I tre livelli della struttura di progetto

Un progetto SAP PS è composto da tre elementi principali, organizzati in modo gerarchico:

Definizione del progetto (Project Definition) → Elementi WBS (WBS Elements) → Network e attività (Network Activities)

Questi tre livelli hanno ruoli diversi e complementari. La definizione del progetto è il contenitore generale. Gli elementi WBS sono la struttura di scomposizione per la pianificazione e il controllo dei costi. Il network con le attività è il livello operativo, quello che descrive cosa va fatto concretamente e in quale sequenza.

Vediamoli uno per uno.

Definizione del progetto (Project Definition)

La definizione del progetto è l’oggetto di primo livello. Contiene le informazioni generali: il codice del progetto, la descrizione, le date di inizio e fine previste, il responsabile, la società, la divisione.

Un aspetto importante è il codice del progetto, che segue una maschera di codifica definita in configurazione. Ad esempio, la maschera potrebbe essere XXXX-XX-XXXX, dove la prima parte identifica il tipo di progetto, la seconda l’anno e la terza un progressivo. La maschera si configura in SPRO e vale per tutta la struttura — tutti gli elementi WBS del progetto seguiranno la stessa convenzione.

La definizione del progetto in sé non raccoglie costi né pianifica attività. Il suo ruolo è definire il perimetro: questo è il progetto, questi sono i suoi parametri generali. Il lavoro vero inizia con gli elementi WBS.

Le transazioni per la definizione del progetto sono CJ01 (creare), CJ02 (modificare) e CJ03 (visualizzare). In pratica, però, quasi tutto il lavoro si fa dalla transazione CJ20N (Project Builder), che permette di gestire l’intera struttura — definizione, WBS e network — in un’unica schermata.

WBS — Work Breakdown Structure

La WBS è il cuore della struttura di progetto. È la scomposizione gerarchica del progetto in elementi gestibili, ciascuno dei quali rappresenta un deliverable, una fase, un pacchetto di lavoro o un centro di responsabilità.

Se il progetto è “Costruzione impianto fotovoltaico”, la WBS potrebbe essere scomposta così:

Ogni elemento WBS è un oggetto di controlling — può ricevere costi, può avere un budget, può essere pianificato. Questo è il punto chiave: la WBS è la struttura su cui si fa il controllo di gestione del progetto. Quando il project manager vuole sapere “quanto abbiamo speso per gli acquisti materiali rispetto al budget”, guarda l’elemento WBS corrispondente.

Caratteristiche degli elementi WBS

Ogni elemento WBS ha alcune proprietà importanti che ne determinano il comportamento. Il tipo di elemento determina se l’elemento è un nodo di raggruppamento (che aggrega i costi dei sotto-elementi) o un elemento operativo (che riceve costi direttamente). Il conto imputazione definisce se l’elemento può ricevere imputazioni di costo — in pratica, se si possono contabilizzare costi su di esso. L’elemento fatturabile indica se il lavoro collegato a quell’elemento è fatturabile al cliente (rilevante per le commesse con fatturazione a SAL). Lo stato controlla cosa si può fare sull’elemento in ogni momento — creato, rilasciato, tecnicamente chiuso, chiuso.

Il concetto di budget

Una delle funzioni più importanti della WBS è la gestione del budget. Il budget viene assegnato agli elementi WBS e SAP può controllare che i costi effettivi e gli impegni (ordini d’acquisto emessi ma non ancora fatturati) non superino il budget disponibile. Questo controllo si chiama availability control e può essere configurato come warning o come blocco.

Le transazioni per il budget sono CJ30 (budget originale), CJ36 (supplemento di budget), CJ31 (rilascio budget) e CJ37 (restituzione budget).

Network e attività

Se la WBS risponde alla domanda “come è strutturato il progetto e quanto costa ogni parte”, il network risponde a “cosa va fatto, in che ordine, con quali risorse e in quanto tempo”.

Un network è un insieme di attività collegate tra loro da relazioni di sequenza. Ogni attività descrive un’operazione concreta: “montare le strutture”, “posare i cavi”, “eseguire il collaudo elettrico”. Le attività hanno una durata, una data di inizio e fine, e possono avere risorse e materiali assegnati.

Tipi di attività

SAP PS distingue tre tipi di attività nel network:

Le attività interne (internally processed) rappresentano lavoro svolto con risorse interne dell’azienda. Richiedono un centro di costo e un tipo di attività (activity type) da CO. I costi vengono calcolati in base al prezzo dell’activity type moltiplicato per le ore pianificate.

Le attività esterne (externally processed) rappresentano lavoro affidato a fornitori. Si collegano a un materiale o a un servizio e generano una richiesta d’acquisto (RdA) che poi il dipartimento acquisti converte in ordine. Questo è il punto di integrazione con MM.

Le attività di costo (cost activities) servono per pianificare costi che non sono né lavoro interno né servizi esterni — ad esempio, viaggi, permessi, assicurazioni.

Relazioni tra attività

Le attività di un network sono collegate da relazioni (relationships) che definiscono la sequenza logica. La relazione più comune è Fine-Inizio (FS — Finish-to-Start): l’attività B può iniziare solo quando l’attività A è terminata. Ma SAP supporta anche Inizio-Inizio (SS), Fine-Fine (FF) e Inizio-Fine (SF), oltre a ritardi positivi e negativi.

Queste relazioni permettono al sistema di calcolare il cammino critico (critical path) — la sequenza più lunga di attività che determina la durata minima del progetto. Se un’attività sul cammino critico ritarda, l’intero progetto ritarda.

Schedulazione

Sulla base delle durate e delle relazioni, SAP calcola le date di inizio e fine di ogni attività con due algoritmi: forward scheduling (dal primo giorno del progetto in avanti) e backward scheduling (dalla data di consegna all’indietro). La differenza tra le date calcolate con i due metodi dà il float (o slack) — il margine di tempo di cui un’attività può ritardare senza impattare la data di fine progetto.

Come lavorano insieme WBS e network

La domanda che viene naturale è: se ho già la WBS per strutturare il progetto, perché mi serve anche il network? La risposta è che coprono due esigenze diverse e si completano.

La WBS è orientata al controllo economico: struttura i costi, gestisce il budget, permette la reportistica per il management. Il network è orientato alla pianificazione operativa: definisce cosa va fatto, quando e con quali risorse, calcola il cammino critico.

In pratica, ogni attività del network viene assegnata a un elemento WBS. L’attività “posare i cavi” nel network è collegata all’elemento WBS “Installazione”. Quando si registrano ore o costi sull’attività, quei costi finiscono automaticamente sull’elemento WBS corretto. Così il project manager ha sia la vista operativa (il Gantt con le attività) sia la vista economica (i costi per fase).

Integrazione con gli altri moduli

Una delle ragioni per usare PS è l’integrazione nativa con il resto di SAP. Vediamo i collegamenti principali.

Con FI/CO l’integrazione è diretta: gli elementi WBS sono oggetti di controlling, i costi vengono raccolti automaticamente e il settlement (transazione CJ88) permette di scaricare i costi su centri di costo, cespiti o conti di ricavo a fine progetto.

Con MM il collegamento avviene tramite le attività esterne: quando un’attività esterna viene rilasciata, il sistema genera una richiesta d’acquisto. L’acquirente crea l’ordine d’acquisto imputando l’elemento WBS, e al ricevimento merci (MIGO) il costo si imputa al progetto.

Con PP l’integrazione avviene quando il progetto richiede la produzione di componenti: il network può generare ordini di produzione collegati al progetto.

Con HR è possibile pianificare e consuntivare le ore del personale sulle attività del network, con la registrazione presenze tramite il modulo CATS (Cross-Application Time Sheet).

Le transazioni PS principali — riepilogo

Il modulo PS dà struttura ai progetti all’interno di SAP. La definizione del progetto è il contenitore generale, la WBS organizza il progetto in blocchi gestibili dal punto di vista economico, il network pianifica le attività operative con tempi, risorse e sequenze.

Il punto di forza è l’integrazione: i costi degli acquisti, delle ore interne, della produzione e dei servizi confluiscono automaticamente sulla WBS, permettendo un confronto continuo tra pianificato, impegnato e consuntivato. Per chi gestisce commesse, progetti di investimento o programmi complessi, PS è il modulo che tiene tutto insieme.

Nei prossimi articoli vedremo la gestione del budget e il controlling di progetto — come impostare i controlli di disponibilità, analizzare gli scostamenti e chiudere il ciclo economico del progetto.