Pillole di SAP: cosa sono i workflow in SAP?

Ciao e bentornato! Oggi parliamo di un concetto fondamentale in SAP, che spesso è invisibile agli occhi di chi lo usa tutti i giorni: il workflow.

Magari hai sentito dire “è bloccato in approvazione”, oppure “è partito il workflow ma non è arrivata la notifica”. Ma cosa significa esattamente?

In parole semplici, un workflow è un flusso automatico di attività che SAP esegue dietro le quinte, una sequenza da fare passo dopo passo, seguendo delle regole ben precise.
Serve a coordinare le persone coinvolte in un processo, che devono dare approvazioni, ricevere notifiche, fare verifiche, o compiere delle azioni legate a un evento.

Facciamo un esempio concreto.

Immagina di lavorare nell’ufficio acquisti e di creare un ordine di acquisto. Una volta compilato, lo salvi.
Ma invece di essere subito valido, SAP può attivare un workflow.
Cosa succede?
Il sistema invia automaticamente una richiesta di approvazione al responsabile, che riceve una notifica nella sua inbox SAP – oppure, più spesso, via email.
Il responsabile può approvare o rifiutare.
Solo quando l’approvazione è completata, l’ordine diventa “effettivo” (ossia, trasformato da PR in PO) e può essere inviato al fornitore.

Altro esempio: la richiesta ferie.
L’utente inserisce la richiesta nel portale HR.
SAP invia una notifica al manager per l’approvazione. Se viene approvata, viene aggiornato automaticamente il piano ferie. Nessuno deve mandare email o aggiornare Excel: fa tutto il workflow.

La cosa interessante è che i workflow si adattano al processo aziendale: possono coinvolgere una sola persona o più livelli gerarchici, possono attivarsi solo in certi casi (per esempio, sopra un certo importo), possono generare alert se qualcosa è fermo troppo a lungo.

In SAP esiste un modulo chiamato proprio SAP Business Workflow, che consente di creare, modificare e monitorare questi flussi. Nella versione S/4HANA esistono anche strumenti più moderni come il Flexible Workflow, che semplifica la configurazione.

In sostanza, il workflow non è qualcosa che vedi, ma è ciò che fa funzionare il processo. Automatizza il processo e gestisce il coordinamento tra le persone, evita errori, riduce i tempi e rende tutto tracciabile.

Ora che sai cos’è, la prossima volta che senti “è in attesa di approvazione”, saprai che dietro c’è un workflow SAP che lavora per te.