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Come stampare un file Excel: guida passo-passo
- 06/06/2022
- Scritto da: Grazia Livia Masulli
- Categoria: Excel
La visualizzazione digitale di Excel è molto comoda, soprattutto se si usa un doppio schermo. Però ci sono occasioni in cui è necessario stampare un file Excel. Ad esempio, potresti aver bisogno di una copia cartacea del tuo grafico o della tua tabella Pivot per una presentazione, una relazione o semplicemente perché hai l’abitudine di lavorare con documenti tangibili.
In questa guida passo passo vedremo come stampare un file Excel con successo.
Fase 1: preparazione del file Excel
Non basta aver inserito i dati e le funzioni correttamente. Prima di stampare è il caso di assicurarsi che il file Excel abbia una buona formattazione.
Diamo spazio quindi alla formattazione condizionale, ai font diversi, ai colori, alla larghezza delle colonne e all’allineamento uniforme dei dati nelle colonne. Oltre a ciò bisogna fare un doppio check dell’accuratezza e della completezza dei dati.
Il foglio stampato non si può modificare e non sarà possibile effettuare i vostri aggiornamenti all’ultimo minuto!
Un occhio di riguardo va all’orientamento della pagina: visto che un foglio Excel può arrivare anche a grandi dimensioni, pensa a quale sia l’alternativa migliore, se la stampa in orizzontale o in verticale. L’orientamento del testo dovrà essere deciso di conseguenza.
Fase 2: Anteprima della stampa
Excel offre un’utile funzione chiamata “Anteprima di stampa”, che consente di vedere come il file apparirà sulla carta prima della stampa. Per accedere a questa funzione bisogna cliccare sulla scheda “File” nella barra degli strumenti e fare clic su “Stampa”.
Nel riquadro Stampa, selezionare “Anteprima di stampa”. Questa visualizzazione ti darà un’idea delle interruzioni di pagina, delle intestazioni, dei piè di pagina e della formattazione generale. Prendi nota di eventuali modifiche da apportare.
Fase 3: Regola le impostazioni di stampa
Questa fase vale in realtà per tutti i tipi di documenti che si vogliono stampare, non solo quelli Excel. Per ottimizzare il processo di stampa è sempre importante regolare le impostazioni di stampa in base alle proprie preferenze.
Dal riquadro Stampa è possibile personalizzare varie opzioni. Potrai impostare il numero di copie, l’intervallo di pagine e il formato della carta, ad esempio.
Se il file Excel contiene più fogli di lavoro, è possibile specificare quali includere nella stampa.
Inoltre, è possibile regolare il ridimensionamento per adattare i dati a un numero specifico di pagine o per ridurli, se necessario.
Ricordiamo che la stampa prevede un consumo di inchiostro e carta, ed è quindi innanzi tutto consigliabile stampare il meno possibile; se la stampa del foglio Excel è strettamente necessaria, almeno abbi cura di selezionare delle impostazioni di stampa a basso consumo di inchiostro.
Fase 4: Impostazione delle opzioni di layout di pagina
Excel offre diverse opzioni di layout di pagina che consentono di perfezionare ulteriormente l’aspetto del documento stampato. Dal riquadro Stampa, fare clic su “Impostazione pagina” per accedere a queste opzioni. Qui è possibile modificare i margini, scegliere se includere le linee di griglia e le intestazioni e aggiungere intestazioni e piè di pagina. Assicurati di regolare queste impostazioni in base alle tue esigenze, eventualmente con l’aggiunta di numeri di pagina o di loghi aziendali.
Fase 5: Stampa del file Excel
Dopo aver dato un’occhiata l’anteprima di stampa, regolato le impostazioni di stampa e impostato le opzioni di layout, è ora di stampare il file.
Dovrai semplicemente fare clic sul pulsante “Stampa” nel riquadro Stampa.
Se la stampante supporta la stampa fronte/retro, è possibile scegliere di stampare su entrambi i lati del foglio.
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